Как подключить E-mail к CRM

Подключение E-mail в современных CRM системах делается или просто или очень просто, особенно если вы используйте распространённые почтовые серверы (Google, Yandex и другие). Но даже в таком случае есть нюансы, на которые стоит обратить внимание:

Протокол подключения для CRM — только IMAP.

Да, некоторые системы умеют работать с POP3, но это устаревший протокол с множеством ограничений: нельзя синхронизировать прочитанность писем, нет папок, отправленные письма не сохраняются на сервере и множество других. Все еще есть компании, где используется POP3 протокол — если у вас он, то активируйте в настройках IMAP4 и проверьте как работает ваша почтовая программа, но обратите внимание: отправленные письма останутся только на вашем ПК — в «облако» и в CRM даже после перехода на IMAP они НЕ попадут.

Включите IMAP для новых ящиков при интеграции в CRM

Перед интеграцией, особенно если ящик новый и не использовался в почтовой программе, на Яндекс и Gmail IMAP нужно включить, включить его можно в настройках ящика вот так:

Используйте пароли приложения для подключения E-mail к CRM

Это значительно повысит безопасность вашей почты — вы не передаете ваш основной пароль от почты в CRM, а создаёте отдельный, с помощью которого нельзя зайти в веб-интерфейс и читать сообщения там. Важно: при смене основного пароля пароли приложений сбрасываются и требуется повторно сгенерировать и внести его в CRM.

Не используйте рабочий E-mail для рассылок из CRM

При всей простоте и удобстве такого решения — не надо ничего дополнительно подключать и оплачивать, все ответы сразу летят в рабочий ящик, клиенты получают письма со знакомого адреса, такое решение несёт с собой дополнительные сложности.

Основные ограничения — лимиты на отправку писем. Например, Яндекс не даёт отправить более 100 писем в сутки: при достижении лимита отправка блокируется на 24 часа. Ещё один момент: все недоставленные письма вернутся в рабочий ящик письмами с ошибками доставки — это засоряет рабочий e-mail и порождает лишние уведомления CRM о новых письмах. Поэтому правильное решение — отдельный почтовый адрес для рассылок.

Разберитесь с пересылками и ящиками-дублями

Чтобы дать нескольким менеджерам доступ к общему ящику, часто настраивают пересылки и переадресацию, что совершенно не требуется при наличии CRM, которая автоматически собирает письма и раскладывает e-mail по карточкам клиентов и позволяет предоставить доступ к одному ящику нескольким сотрудникам.

Настройте уведомление о письмах в Telegram

В некоторых системах есть возможность получать уведомления о письмах от ваших клиентов сразу в Телеграм — воспользуйтесь ей и не пропустите ни одного важного письма. К тому же, данный инструмент единственный возможный оставаться на оперативной связи, если в вашей компании все еще используется один ящик на несколько сотрудников.

Рекомендации выше легко реализовать, если у вас публичный почтовый сервер (например, Google или Yandex), поддерживающий SMTP и IMAP, если же в офисе используется собственное решение или собственный почтовый сервер — появляются дополнительные нюансы.

Если у вас собственный почтовый сервер:

1 . Обратитесь к системному администратору сервера и уточните, доступны ли получение и отправка с внешних IP-адресов, если нет — это нужно сделать, иначе подключить почту к CRM не получится. Исключение — коробочная версия в вашем офисе: тогда вы и так всё знаете.

7. Попросите администратора обеспечить работу протоколов IMAPS и SMTPS на почтовом сервере — это позволит получать и отправлять e-mail из CRM.

8. Согласуйте время, когда можно начать интеграцию, лучше сделать это вечером в пятницу: при первоначальном подключении CRM выкачивает письма со всех подключённых e-mail-ящиков и может полностью занять интернет-канал офиса.

9. Если ничего не получается, в первую очередь проверьте п. 1 и п. 2, а затем обратитесь в техническую поддержку CRM: по нашему опыту чаще всего мешают заблокированный доступ с внешних IP и выключенный IMAP.

Если совсем ничего не получается и вы «всё попробовали» — напишите в техническую поддержку CRM и сделайте паузу на пару дней: возможно, проблема не в настройках, а в самой системе. После перерыва пройдите все пункты снова с особым вниманием.