Подключение E-mail в современных CRM системах делается или просто или очень просто, особенно если вы используйте распространенные почтовые сервера (Google,Yandex и другие). Но даже в таком случае есть нюансы, на которые стоит обратить внимание:
Протокол подключения для CRM — только IMAP.
Да, некоторые системы умеют работать с POP3, но это устаревший протокол с множеством ограничений (нельзя синхронизировать прочитанность писем, нет папок, отправленные письма не сохраняются на сервере и множество других). Все еще есть компании, где используется POP3 протокол — если у вас он, то активируйте в настройках IMAP4 и проверьте как работает ваша почтовая программа, но, прошу обратить внимание — отправленные письма останутся только на вашем ПК, «в облако» и в CRM, даже после перехода на IMAP они НЕ попадут.
Включите IMAP для новых ящиков при интеграции в CRM
Перед интеграцией, особенно если ящик новый и не использовался с почтовой программой, на Яндекс и Gmail IMAP нужно включить, делается это в настройках ящика вот так:
Используйте пароли приложения для подключения E-mail к CRM
Это значительно повысит безопасность вашей почты — вы не передаете ваш основной пароль от почты в CRM, а создаете отдельный, с помощью которого нельзя зайти в web-интерфейс и читать сообщения там. Важно обратить внимание — при смене основного пароля пароли приложений сбрасываются и требуется повторно сгенерировать и внести его в CRM.
Не используйте рабочий E-mail для рассылок из CRM
При всей простоте и удобстве такого решения: не надо ничего дополнительно подключать и оплачивать, все ответы сразу летят в рабочий ящик, клиенты получают письма со знакомого адреса, данное решение несет с собой дополнительные сложности и проблемы.
Самые основные: лимиты на отправку писем. К примеру, у Яндекса вы не можете отправить более 100 писем в сутки, если достигнете лимита — отправка блокируется на 24 часа. Еще один момент — все недоставленные письма вернутся в ваш рабочий ящик письмами с ошибками доставки, что ведет к замусориванию рабочего E-mail и лишними уведомлениями из CRM о новых письмах. Поэтому правильно решение — для рассылок только отдельный почтовый адрес.
Разберитесь с пересылками и ящиками-дублями
Чтобы организовать доступ нескольким менеджерам к общему ящику часто настраивают пересылки и переадресации, что совершенно не требуется при наличии CRM, которая автоматически собирает письма и сортирует E-mail по карточкам клиентов и позволяет предоставить доступ к одному ящику нескольким сотрудникам.
Настройте уведомление о письмах в Telegram
В некоторых системах есть возможность получать уведомления о письмах от ваших клиентов сразу в Телеграм — воспользуйтесь ей и не пропустите ни одного важного письма. К тому же, данный инструмент единственный возможный оставаться на оперативной связи, если в вашей компании все еще используется один ящик на несколько сотрудников.
Представленные выше рекомендации и советы легко реализуемы, если у вас публичный почтовый сервер (например Google,Yandex и т.д.), поддерживающий SMTP и IMAP, если же у вас в офисе используется собственное решение или собственный почтовый сервер, то появляются дополнительные нюансы.
Если у вас собственный почтовый сервер:
1 . Обратитесь к системному администратору сервера и уточните доступно ли получение и отправка с внешних IP адресов, если нет — это нужно сделать, иначе подключить почту к CRM не получится, за исключением, если у вас коробочная версия, установленная в офисе, но в таком случае вы сами все знаете.
7. Попросите администратора обеспечить работу IMAPS и SMTPS протоколов на почтовом сервере, это позволит вам получать и отправлять Email из CRM.
8. Согласуйте время, когда можно начать интеграцию, лучше это сделать в пятницу вечером — при первоначальном подключении CRM выкачивает письма со всех подключенных E-mail ящиков, чем может полностью занять интернетканал в вашем офисе.
9. Если ничего не получается, в первую очередь проверьте п. 1 и п. 2, а только затемобратитесь в техническую поддержку CRM, по нашему опыту именно заблокированный доступ с внешних IP и отсутствие IMAP мешали подключить ящики к сервису.
Если прям совсем ничего не получается и вы «всё попробовали» — напишите в техническую поддержку CRM и сделайте паузу на пару дней, возможно проблема вовсе не в настройках, а в самой системе, а после перерыва — пройдите все пункты снова с особым вниманием.